Стратегическое и операционное управление деятельностью департамента. Автоматизация основных бизнес-процессов компании на базе БИТРИКС 24 (ТЗ, внедрение, сопровождение). Ведение финансового планирования (бюджета) отдела и осуществление контроля выполнения бюджета. Проведение переговоров, заключение и согласование договоров в зоне ответственности. Организация корпоративных мероприятий. Организация, оптимизация и контроль работы по следующим направлениям деятельности: Делопроизводство - Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению (регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения); - Контроль за сроками исполнения документов, подготовка отчетности о соблюдении сроков исполнения документов; - Организация информационно-справочной работы по документам; - Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них; - Осуществление методического руководства организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив; - Разработка нормативно - методических документов по ведению делопроизводства в Обществе; - Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, постановка задач и контрольисполнения; - Обеспечение формирования и ведения архива; - Организация, оптимизация и контроль ведения бумажного и электронного документооборота, систематизация и регламентация, разработка номенклатуры дел, разработка бланков, форм отчетности и т.д.; Согласование проектов распорядительных документов (приказы, распоряжения), исходящих писем и локальных нормативных актов; - протоколирование совещаний и контроль исполнения поручений; - travel-поддержка руководителей и работников компании, в т.ч. филиалов); Материально-техническое обеспечение - закупка и обеспечение головного офиса и филиалов товарно-материальными ценностями (в т.ч. закупка приборов и автомобилей); - организация переезда офиса из бизнес-центра в отдельно стоящее здание (подбор офисного помещения, логистика, ремонт, размещение работников); Транспорт и логистика - организация бесперебойного функционирования всего автопарка компании (до 24 автомобилей, в т.ч. в филиалах); - разработка и внедрение регламента по автотранспорту; Склад - организация и оптимизация работы склада со смежными подразделениями, а также филиалами; - проведение инвентаризаций.

Управление деятельностью административно-хозяйственного департамента группы компаний (5 юридических лиц) и создание системы управления по данной деятельности. Организация и курирование работы делопроизводителей, секретарей, водителей, курьера, "приемных" руководителей. Проведение переговоров и заключение договоров в рамках деятельности подразделения. Ведение бюджета в рамках подразделения. Составление номенклатуры дел. Автоматизация документооборота компании на базе 1С Документооборот. Ведение делопроизводства группы компаний; Организация и сопровождение базы данных организационно-распорядительных и регламентирующих деятельность документов; Составление, редактирование и согласование организационно - распорядительных и регламентирующих деятельность документов; Организация и контроль работы с договорами; Создание бумажного и электронного архива документов; Travel - поддержка руководителей и работников (бронирование билетов и гостиниц, оформление виз); Ведение кадрового делопроизводства одного из юридических лиц (15 сотрудников); Работа с отчетными документами (счета, акты, тов. накладные); Заключение договоров с контрагентами в рамках деятельности подразделения; Офисное обеспечение группы компаний; Участие в подготовке документации для участия в тендерах. Организация корпоративных мероприятий.

Организация делопроизводства в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами и создание системы управления документационным обеспечением: Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов). Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них. Составление номенклатуры дел. Заключение договоров с контрагентами и дальнейшее сопровождение договоров (согласование, подписание закрывающих документов и т.д.). Формирования и контроль исполнения бюджета подразделения. Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам. Контроль приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, оправляемой и внутренней документации. Организация работы курьеров. Организация работы СЭД (Documentum), доработка СЭД.

Общее руководство канцелярией Банка (9 чел); Организация делопроизводства в Банке; Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, по формированию дел и передачи их на хранение в архив; Осуществление контроля за своевременной обработкой входящей и исходящей корреспонденции; Рассмотрение и наложение резолюции на входящую корреспонденцию в пределах своих полномочий; Разработка и редактирование нормативных и организационно -распорядительных документов Банка, касающихся непосредственно деятельности Канцелярии; Организация и осуществление контроля регистрации договоров (SAP); Согласование РД и контроль за соблюдением установленных правил составления и оформления распорядительных документов Банка и соответсвия их ГОСТу; Автоматизация документооборота на базе Lotus Notes.

Организация делопроизводства на факультете. Организация и протоколирование совещаний. Выполнение функций секретаря декана факультета.

Факультет информационных систем и компьютерных, Корпоративные информационные системы

В.Зима, Управление проектами