Организация совещаний и переговоров проектных рабочих групп АКС/ВКС. Ведение протоколов совещаний по проектам отдела. Приглашение сотрудников других организаций на переговоры / для проведения работ по просьбе руководства. Сбор и консолидация отчетов. Предоставления отчетности по результатам выполнения трудовых обязанностей. Осуществление коммуникаций с участниками проекта. Работа с 1С Документооборот. Работа в системе СУПД. Контроль прохождения Вех по проектам. Своевременное и качественное исполнение поручений Начальника отдела и РП.

Реализация товаров и услуг. Отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг). Обработка первичной документации. Контроль осуществления расчетов с поставщиками. Проведение сверок расчетов с контрагентами, формирование актов сверок. Осуществление контроля и анализа дебиторской и кредиторской задолженности. Формирование книги продаж и журнала учета выданных счетов-фактур.

1 Документооборот по проекту • Подготовка и обработка переписки по проектам. • Ведение реестра переписки по проектам. • Подготовка, организация и контроль согласования организационно-распорядительной документации по проектам. • Ведение протоколов совещаний по проектам, организация их согласования, рассылка согласованных протоколов заинтересованным лицам, контроль выполнения поручений по протоколу. • Ведение папки по проектам в соответствии с действующими регламентами Компании, ответственность за хранение, распространение и архивирование документов проекта. • Подготовка договоров с заказчиками/подрядчиками, организация и контроль их согласования и подписания со стороны Компании, организация передачи договора для подписания заказчику/подрядчику, контроль сроков подписания, передача подписанных договоров в Канцелярию. • Ведение реестра Договоров по проектам. • Подготовка актов сдачи-приемки с Заказчиками/Подрядчиками (технических и финансовых), контроль их согласования и подписания со стороны Компании, организация передачи Актов для подписания заказчику/подрядчику, контроль сроков подписания, передача подписанных актов в Бухгалтерию, Канцелярию, Операционный отдел. • Подготовка счетов на оплату, организация подписания и передачи счетов Заказчику, контроль оплаты выставленных счетов. • Организация оплаты счетов от Подрядчиков, контроль оплаты полученных счетов. • Ответственность за наличие и хранение сканированных копий всех официальных документов по проекту. • Взаимодействие с бухгалтерией на предмет выставления счетов-фактур и прочих финансовых документов. • Взаимодействие с Отделом поставки (курьерская служба) на предмет отправки/получения документов по проекту. 2 Ведение проектов в информационных системах Компании • Контроль правильности заведения «Заказа клиента» (ЗК) в 1С. Актуализация в соответствии с последними согласованными спецификациями, изменениями по проекту. • Организация процесса закупки материалов и оборудования по ЗК. Взаимодействие с Дирекцией закупок на предмет размещения заказов, контроль статуса и сроков поставки. Организация согласования и внесение необходимых изменений в случае замены позиций. Контроль цен закупки по позициям, организация согласования изменений в случае отличия цен закупки от плановых.Информирование руководителя об изменениях в сроках, стоимости и других существенных условиях закупки. • Организация процесса перевода оборудования и материалов между ЗК, со свободного склада под ЗК, из ЗК на свободный склад. • Организация процесса поставки оборудования и материалов на объекты реализации проектов. Регистрация «Заявок на отгрузку» (ЗнО). Взаимодействие с Отделом поставки на предмет отгрузки оборудования и материалов на объект. Согласование деталей поставки (заказ пропусков, необходимость в грузчиках, желательное время поставки и пр.). Информирование руководителя об изменениях в сроках, дополнительных затратах и других существенных условиях поставки. • ежемесячная актуализация бюджета проекта в PPS: полная актуализация; прогноз по доходам и расходам, а также прогноз движения денежных средств по будущим периодам – 1 раз в начале месяца. • Анализ отклонений фактических показателей от плановых в части Бюджета проекта, доведение информации до руководителя. 3 Организационные мероприятия по проекту • Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю. • Выполнение поручений руководителя, связанных с решением организационных и информационных вопросов проектов. • Организация совещаний по проектам. Согласование времени совещания с участниками, резервирование переговорных, формирование встречи в Outlook и рассылка приглашений. • Контроль выполнения поручений по проекту: запрос ответственных исполнителей о статусе выполнения, информирование руководителя о статусе выполнения поручений по протоколу. • Контроль актуальности план-графика на предмет наличия просроченных задач, выявление и анализ отклонений фактических показателей от плановых. Доведение данной информации до руководителя. • Ежемесячная актуализация платежей, планируемых подрядным организациям. • Организация командировок по проекту. • Контроль обязательств по подписанным Договорам по проектам как со стороны Компании так и со стороны Заказчиков/Подрядчиков.

Проведение закупок под проект, взаимодействие с поставщиками, контроль взаиморасчетов с контрагентами, ведение базы договоров, поиск новых поставщиков, обработка первичной документации, ведение учета в базах данных, создание номенклатурных справочников, подготовка документов на подпись руководству, взаимодействие с другими подразделениями компании, работа с перевозчиками, оценка стоимости доставки грузов Хорошее знание оргтехники, Microsoft Office, 1C Предприятие 8.1, 1С Документооборот 1С, Управление торговлей, грамотная устная и письменная речь, коммуникабельность, аккуратность, ответственность

Государственное и муниципальное управление, Государственное и муниципальное управление